ManpowerGroup - personvernerklæring

Personvernerklæring/ Privacy Notice

Oppdatert/Updated 10. august 2020

Norsk personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for:

Jobbkandidater og mottakere av karrieretjenester
Våre medarbeidere, som omfatter personer vi kontakter i forbindelse med jobbmuligheter, personer vi setter i oppdrag hos våre kunder eller personer som vi tilbyr karriereveiledning til
Brukere av nettstedene og appene våre
Representanter for våre samarbeidspartnere, kunder og leverandører

Denne erklæringen gjelder ikke for ansatte i ManpowerGroups administrasjon.

Hva beskriver personvernerklæringen?

Personvernerklæringen beskriver de ulike typene personopplysninger vi innhenter, måten vi bruker disse opplysningene på, måten vi behandler og beskytter opplysningene vi innhenter, tidsperioden vi lagrer disse, hvem disse deles med, hvem de overføres til og rettighetene du som enkeltperson har i tilknytning til vår bruk av dine personopplysninger. Vi beskriver også hvordan du kan kontakte oss angående vår personvernpraksis. Personvernpraksisen kan variere blant landene vi opererer i, i henhold til lokal praksis og lovfestede krav. Du kan se spesifikke, lokale vilkår ved å gå til lokale nettsteder.

Informasjon vi samler inn

Vi samler inn personopplysninger om deg på ulike måter, som eksempel via nettstedene våre, gjennom sosiale medier, på arrangementer, via telefon og mail, via jobbsøknader og rekruttering og i forbindelse med vårt samarbeid med kunder og leverandører. Vi kan innhente personopplysninger avhengig av forholdets art, inkludert, men ikke begrenset til:

Kontaktopplysninger (som navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer m.m.)
Brukernavn og passord når du registrerer deg på våre nettsteder
Informasjon du oppgir om personer du vil at vi skal kontakte (vi forutsetter at personer du har oppgitt som kontaktinformasjon har tillatt det)
Annen informasjon du måtte oppgi til oss, slik som i spørreundersøkelser eller via «Kontakt oss»-funksjonen på våre nettsteder eller via e-post.

Hvis du har søkt på en stilling, har registrert en profil for å søke på fremtidige stillinger eller er ansatt, kan vi også lagre følgende personopplysninger:

Oversikt over tidligere ansettelser og utdanning
Språkferdigheter og andre jobbrelaterte ferdigheter
Fødselsnummer eller annet statlig utstedt ID-nummer
Fødselsdato
Kjønn
Bankkontoinformasjon
Statsborgerskap og status for arbeidstillatelse
Helserelaterte opplysninger når relevant for stilling
Skatterelatert informasjon
Informasjon fra referanser
Legitimasjon
Informasjon i CV, informasjon du oppgir om yrkesinteresser samt andre opplysninger om kvalifikasjoner for ansettelse

Samt der det er lovpålagt eller samtykke har blitt gitt av deg:

Bakgrunnssjekker
Helseattest
Rustesting

I tillegg kan vi samle inn informasjon du oppgir om andre personer, slik som informasjon om referansepersoner, nærmeste pårørende og alder på barn.

Slik bruker vi informasjonen vi samler inn

Vi samler inn og bruker informasjonen som er beskrevet ovenfor til følgende formål (hvis det er tillatt i henhold til lokal lovgivning):

Tilby bemanningsløsninger og å få personer i arbeid
Opprette og administrere brukerkontoer
Utføre betalinger og regnskapsmessige plikter
Håndtere forholdet til kunder og leverandører
Sende reklamemateriell, varslinger om tilgjengelige stillinger og annen kommunikasjon der det er tillatt av loven
Informere om, og administrere deltakelse i, spesielle arrangementer, markedsføring, programmer, tilbud, spørreundersøkelser, konkurranser og markedsundersøkelser
Svare på henvendelser fra registrerte
Drive, evaluere og forbedre virksomheten vår (inkludert å utvikle, styrke, analysere og forbedre tjenestene våre, administrere kommunikasjonen, foreta dataanalyser og utføre regnskapsføring, revisjon og andre interne funksjoner)
Beskytte mot, identifisere og forsøke å forhindre svindel og andre ulovlige aktiviteter, rettskrav og annet erstatningsansvar
Etterleve gjeldende juridiske forskrifter og lover, relevante bransjestandarder, kontraktmessige forpliktelser og våre policyer

Behandling av personopplysninger vil være basert på et rettslig grunnlag, i hovedsak:

Der vi har mottatt samtykke fra deg
For å påse at vi overholder en rettslig plikt
Der det er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg (for eksempel for å påse at lønn og skatt blir betalt).
Der det er nødvendig for å ivareta vår berettigete interesse (for eksempel for å kunne gi deg tilgang til våre nettbaserte tjenester).

I tillegg til aktivitetene som nevnt ovenfor, og hvis du er en medarbeider eller søker på en stilling, vil vi bruke informasjonen som er beskrevet i denne personvernerklæringen til følgende formål:

Tilby deg jobbmuligheter og arbeid
Ivareta personaladministrasjon, inkludert administrasjon av betingelser, lønn, prestasjonsoppfølging m.m.
Tilby deg andre tjenester, slik som opplæring, karriererådgivning og hjelp til å bytte jobb
Vurdere dine kvalifikasjoner til stillinger
Utføre analyser, slik som å (i) analysere vår database av jobbsøkere og medarbeidere, (ii) evaluere individuell prestasjonsevne og jobbrelaterte ferdigheter, (iii) identifisere manglende ferdigheter, (iv) bruke informasjon til å finne enkeltpersoner og potensielle muligheter, og (v) analysere (trender om arbeidsmarkedet)

Berettiget interesse

ManpowerGroup kan behandle personopplysninger for visse legitime formål, blant annet:

der behandlingen av personopplysninger gjør oss i stand til å fremme, endre, tilpasse eller på annen måte forbedre tjenester/kommunikasjon til fordel for kunder, kandidater og medarbeidere;
for å identifisere og forhindre svindel;
for å bedre sikkerheten til nettverks- og informasjonssystemer;
for å få bedre forståelse av hvordan brukere samhandler med nettsteder;
til direkte markedsføringsformål;
for å formidle informasjon som vi tror kan være av interesse for deg
for å fastslå effektiviteten av reklamekampanjer og annonsering

Når vi behandler data for slike formål, vil vi påse at vi har stort fokus på rettighetene dine og at vi tar disse i betraktning.

Måten vi behandler og beskytter personopplysninger

Vi behandler personopplysningene vi innhenter på grunnlag av formålene definert over og i henhold til våre interne retningslinjer for lagring. Dette for å sikre at personopplysningene dine ikke lagres lengre enn nødvendig.

Vi opprettholder sikkerhetstiltak for å verne personopplysningene dine mot utilsiktet, ulovlig eller uautorisert ødeleggelse, tap, endring, tilgang, offentliggjøring eller bruk. For å sikre hensiktsmessig sikkerhet og konfidensialitet for personopplysningene, benytter vi følgende sikkerhetstiltak:

Kryptering av data som overføres
Strenge kontroller for brukerautentisering
Styrket infrastruktur for nettverket
Løsninger for nettverksovervåking

Tidsperioden vi lagrer personopplysningene vi innhenter

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig av hensyn til juridiske forpliktelser og avhengig av hvilket formål personopplysningen er innhentet til. Vi fastslår denne spesifikke tidsperioden ved å ta følgende i betraktning:

Behovet for videre å lagre personopplysningene med tanke på å kunne tilby tjenester som er etablerte med brukeren
For å kunne beskytte ManpowerGroups berettigete interesser, som beskrevet i formålene
Hvis det foreligger spesifikke, lovpålagte forpliktelser som gjør behandling og lagring nødvendig i bestemte tidsperioder

Informasjon vi deler

Vi deler ingen personopplysninger vi samler inn om deg, unntatt slik det er beskrevet i denne personvernerklæringen eller i egne erklæringer som blir gitt i forbindelse med spesielle aktiviteter. Vi deler personlig informasjon med leverandører som utfører tjenester på våre vegne basert på våre instrukser. Vi tillater ikke at disse leverandørene skal bruke eller oppgi informasjonen, hvis det ikke er nødvendig for å utføre tjenester på våre vegne eller oppfylle juridiske krav. Vi kan også dele dine personopplysninger (i) med våre datterselskaper og søsterselskaper, (ii) hvis du er jobbsøker, med kunder som kan ha ledige jobbmuligheter eller er interessert i å ansette våre jobbsøkere, og (iii) med andre vi samarbeider med, for å finne en jobb til deg.

I tillegg kan vi oppgi informasjon om deg (i) hvis lov eller forskrift krever at vi gjør det, (ii) til myndigheter eller andre statlige instanser der det foreligger en forespørsel om rettmessig redegjørelse, og (iii) når vi mener en redegjørelse er nødvendig eller riktig for å forhindre fysisk skade eller økonomisk tap, eller i forbindelse med etterforskning ved mistanke om eller faktisk straffbar eller ulovlig aktivitet. Vi forbeholder oss også retten til å overføre personopplysninger vi har om deg i tilfelle vi selger eller overfører hele eller en del av vår virksomhet eller våre verdier (inkludert ved en omorganisering, virksomhetsoverdragelse, oppløsning eller avvikling).

Dataoverføringer

Personopplysningene dine kan overføres til og behandles i ett eller flere andre land, i eller utenfor EU/EØS. Vi overfører bare opplysningene om deg til land utenfor EU/EØS som EU-kommisjonen mener gir deg et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller der hvor vi har iverksatt passende sikkerhetstiltak for å sikre ditt personvern.

Dine rettigheter

Der det er pålagt av gjeldende lov, har du følgende rettigheter:

Rett til innsyn: Innsynsretten innebærer å spørre om formålet med, og hvordan vi behandler opplysningene om deg, og hvilke opplysninger vi har lagret.
Korrigere opplysninger: Dersom personopplysningene vi har om deg er feilaktige eller ufullstendige, kan du be om at opplysningene blir oppdatert eller på annen måte korrigert.
Sletting: Hvis du ikke ønsker at vi skal oppbevare dine personopplysninger i våre systemer, har du som hovedregel rett til å få dine personopplysninger slettet. Forhold kan imidlertid gjøre at sletting ikke kan utføres, dette vil vi i så fall gi deg konkret informasjon om.
Dataportabilitet: Du har krav på å få utlevert personopplysninger du har gitt til oss i et enkelt, maskinlesbart format. Du kan også få disse opplysningene overført direkte til en annen behandlingsansvarlig hvis det er teknisk mulig. Denne retten gjelder for opplysninger som behandles på automatisert/digital måte og omfatter kun opplysninger du har gitt oss, eksempelvis ved CV-registrering.
Klage: Dersom du har spørsmål til hvordan vi har behandlet personopplysningene dine kan du kontakte oss. Om du ønsker å klage, kan du kontakte vårt personvernombud som vil følge opp saken. Du har også mulighet til å klage til Datatilsynet dersom du mener at vår behandling av dine personopplysninger er i strid med loven.
Samtykke: Når behandlingen er basert på samtykke kan du når som helst trekke samtykket tilbake.

Oppdateringer av personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen kan bli jevnlig oppdatert for å gjenspeile endringer i vår praksis for behandling av personopplysninger. Ved betydelige endringer vil vi varsle deg ved å legge ut en tydelig merknad på våre nettsteder eller på epost.

Slik kontakter du oss

Dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger eller vår personvernerklæring, kan du kontakte oss her:
Kontaktskjema personopplysninger og personvernerklæring

Sist oppdatert: 10.august 2020

Privacy Notice - English Version

This privacy notice applies to:

our job candidates and recipients of our career services,
our associates, who are people we source or place on assignment with one of our clients, or individuals to whom we provide outplacement or career transition services,
users of the websites and apps (the "Sites"), and
representatives of our business partners, clients and vendors.

This privacy notice does not apply to individuals who work directly for ManpowerGroup’s administration and not directly with a ManpowerGroup client.

The privacy notice describes the types of personal data or personal information we collect, how we use the information, how we process and protect the information we collect, for how long we store it, with whom we share it, to whom we transfer it and the rights that individuals can exercise regarding our use of their personal data. We also describe how you can contact us about our privacy practices and to exercise your rights. Our privacy practices may vary among the countries in which we operate to reflect local practices and legal requirements and you can view specific local terms by going to local websites.

Information We Collect

We may collect personal data about you in variety of ways, such as through our Sites and social media channels; at our events; through phone and mail; through job applications; in connection with in-person recruitment; or in connection with our interactions with clients and vendors. We may collect a selection of personal data dependent on the nature of the relationship, including, but not limited to:

contact information (such as name, postal address, email address and telephone number);
username and password when you register on our Sites;
information you provide about friends or other people you would like us to contact. (The Data Controller assumes that the other person previously gave an authorization for such communication); and
other information you may provide to us, such as in surveys or
through the "Contact Us" feature on our Sites or e-mails.

In addition, if you are an associate or job candidate, you apply for a position or create an account to apply for a position, we may collect the following types of personal data:

employment and education history;
language proficiencies and other work-related skills;
Social Security number, national identifier or other government-issued identification number;
date of birth;
gender;
bank account information;
citizenship and work authorization status;
tax-related information;
information provided by references; and
information contained in your resume or C.V., information you provide regarding your career interests, and other information about your qualifications for employment.

and where required by law and/or an explicit consent has been provided by you:

Background checks
health-related information;
results of drug tests, criminal and other background checks.

In addition, we may collect information you provide to us about other individuals, such as referees, information related to emergency contacts and the age of your children.

How We Use the Information We Collect

The Data Controller collects and uses the data gathered for the following purposes (as permitted under local law):

providing workforce solutions and connecting people to work;
creating and managing online accounts;
processing payments and bookkeeping obligations;
managing our client and vendor relationships;
where permitted under law and consistent with the Data Controller’s Cookie and Advertising Notice (which is incorporated herein by reference), to send promotional materials, alerts regarding available positions and other communications;
where permitted under law to communicating about, and administering participation in, special events, promotions, programs, offers, surveys, contests and market research
responding to individuals' inquiries and claims
operating, evaluating and improving our business (including developing, enhancing, analyzing and improving our services; managing our communications; performing data analytics; and performing accounting, auditing and other internal functions)
protecting against, identifying and seeking to prevent fraud and other unlawful activity, claims and other liabilities
complying with and enforcing applicable legal requirements, relevant industry standards, contractual obligations and our policies.

All processing will be carried out based on adequate legal grounds which may fall into a number of categories, including:

consent or an explicit consent from the data subject, where required by applicable law
ensure that we comply with a statutory or contractual requirement
a requirement necessary to enter into a contract [e.g. processing your personal data to ensure that your wages and taxes are paid]
it is essential and necessary for the legitimate interest of the Data Controller (e.g. letting the user access the website to be provided with the services offered).

In addition to the activities listed above, if you are an associate or job candidate and you apply for a position or create an account to apply for a position, as permitted under local law, we use the information described in this privacy notice for the following purposes:

Providing you with job opportunities and work;
providing HR services to you, including administration of benefit programs, payroll, performance management and disciplinary actions;
providing additional services to you, such as training, career counselling and career transition services;
assessing your suitability as a job candidate and your associate qualifications for positions
performing data analytics, such as (i) analyzing our job candidate and associate base; (ii) assessing individual performance and capabilities, including scoring on work-related skills, (iii) identifying skill shortages, (iv) using information to match individuals and potential opportunities, (v) analyzing pipeline data (trends regarding hiring practices)

Legitimate Interest

The Data Controller may process personal data for certain legitimate business purposes, which includes some of all of the following:

where the process enables us to enhance, modify, personalize or otherwise improve our services/communications for the benefit of our clients, candidates and associates;
to identify and prevent fraud;
to enhance security of our network and information systems;
to better understand how people interact with our websites;
for direct marketing purposes;
to provide postal communications to you which we think will be of interest to you;
to determine the effectiveness of promotional campaigns and advertising

Whenever we process data for these purposes, we will ensure that we keep your rights in high regard and take account of these rights.

How We Process and Protect Personal Information

We process the personal data we collect, also by automated means, for the purposes defined above and for a specific period of time, which complies with our internal retention policy, in order to ensure that the personal data are not kept longer than necessary.

We maintain administrative, technical and physical safeguards designed to protect the personal data you provide against accidental, unlawful or unauthorized destruction, loss, alteration, access, disclosure or use. In order to ensure the appropriate security and confidentiality of the personal data, we apply to the following security measures:

Encryption of data in transit
Strong user authentication controls
Hardened network infrastructure
Network monitoring solutions

How long we Store the Data We Collect

We store in our systems the personal data we collect in a way that allows the identification of the data subjects for no longer than it is necessary in light of the purposes for which the data was collected, or for which that data is further processed.

We determine this specific period of time by taking into account:

The necessity to keep stored the personal data collected in order to offer services established with the user
In order to safeguard a legitimate interest of the Data Controller as described in the purposes
The existence of specific legal obligations that make the processing and related storage necessary for specific period of times

Information We Share

We do not disclose personal data that we collect about you, except as described in this privacy notice or in separate notices provided in connection with particular activities. We may share personal data with vendors who perform services on our behalf based on our instructions. We do not authorize these vendors to use or disclose the information except as necessary to perform services on our behalf or comply with legal requirements. We also may share your personal data (i) with our subsidiaries and affiliates; (ii) if you are a job candidate, with clients who may have job opportunities available or interest in placing our job candidates; and (iii) with others with whom we work, such as job placement consultants and subcontractors, to find you a job.

In addition, we may disclose personal data about you (i) if we are required to do so by law or legal process; (ii) to law enforcement authorities or other government officials based on a lawful disclosure request; and (iii) when we believe disclosure is necessary or appropriate to prevent physical harm or financial loss, or in connection with an investigation of suspected or actual fraudulent or illegal activity. We also reserve the right to transfer personal data we have about you in the event we sell or transfer all or a portion of our business or assets (including in the event of a reorganization, dissolution or liquidation).

Data Transfers

We also may transfer the personal data we collect about you to countries outside of the country in which the information originally was collected. Those countries may not have the same data protection laws as the country in which you initially provided the personal data. When we transfer your information to other countries, we will protect that data as described in this privacy notice and such transfers will be in compliance with applicable law.

Your Rights as Data Subject

When required by applicable law, a data subject can exercise following rights:

a) Right of access: A data subject has the right to access his or her personal data concerning which in order to verify that his or her personal data is processed in accordance to the law.

b) Right to rectification: A data subject has the right to request the rectification of any inaccurate or incomplete data held about him or her, in order to protect the accuracy of such information and to adapt it to the data processing.

c) Right to erasure: A data subject has the right to request that the Data Controller erases information about him or her and to no longer process that data.

d) Right to data portability: The data subject has the right to request the data portability meaning that the data subject can receive the originally provided personal data in a structured and commonly used format or that the data subject can request the transfer of the data to another Data Controller.

e) Right to lodge a complaint: If you have any inquiries regarding how we process your personal data, or would like to lodge a complaint, please contact us by using the form below. If you lodge a complaint our data privacy officer will get in touch with you. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority if you consider that the processing of personal data infringes GDPR.

Whenever the processing is based on the consent, the data subject may withdraw their consent at any time.

Updates to Our Privacy Notice

This privacy notice may be updated periodically to reflect changes in our privacy practices and legal updates. For significant changes, we will notify you by posting a prominent notice on our Sites or by sending you an email.

How To Contact Us

If you have any questions or comments about this privacy notice, or if you would like to exercise your rights, please contact us by completing this form.

Updated: 10th August 2020

Kontaktskjema personvern

Kontaktskjema personvern ManpowerGroup

Personvern

Global personvernerklæring for ManpowerGroup

Personvernerklæring/ Privacy Notice